Zeugniserstellung mit Word vs. Online-Programm – ein ehrlicher Vergleich

Wie läuft die Zeugniserstellung mit Word ab?

Das Szenario kennen viele: Der Zeugnisbeauftragte erstellt eine Word-Vorlage, verteilt sie per E-Mail oder USB-Stick ans Kollegium, jede Lehrkraft füllt ihre Klassen aus – und irgendwann landet alles wieder beim Zeugnisbeauftragten, der die Dateien zusammenführt, Formatierungsfehler korrigiert und das Ganze druckfertig macht.

In einer kleinen Schule mit 5 Lehrkräften funktioniert das noch. Mit 30 oder 50 Lehrkräften wird es zum echten Kraftakt.

Die 5 größten Probleme mit Word-Vorlagen

1. Formatierung bricht zusammen

Word-Vorlagen sind notorisch fragil. Sobald jemand Schriftgröße, Zeilenabstand oder Abstände ändert – ob absichtlich oder versehentlich – verschiebt sich das gesamte Layout. Texte laufen über Seitenränder, Tabellen verrutschen, Felder werden verschoben. Wer die Vorlage auf einem Mac erstellt hat, sieht auf Windows oft ein anderes Ergebnis.

Das Ergebnis: Der Zeugnisbeauftragte verbringt Stunden damit, Formatierungsfehler zu korrigieren – kurz vor dem Drucktermin, wenn die Zeit am knappsten ist.

2. Keine gleichzeitige Zusammenarbeit möglich

Bei Word arbeitet jede Lehrkraft in ihrer eigenen Datei. Das bedeutet: Dateien herumschicken, auf Rückmeldungen warten, Versionen zusammenführen. Wer hat die aktuelle Datei? Hat Kollegin Müller ihre Korrekturen schon eingearbeitet? Diese Fragen kosten Zeit und Nerven.

3. USB-Stick-Chaos und Versionskonflikte

Nicht jede Schule hat eine zentrale Dateiablage. Stattdessen kursieren USB-Sticks und E-Mail-Anhänge. Welche Version ist die aktuelle? Wer hat noch Änderungen in einer alten Version gemacht? Diese Versionsverwirrung führt immer wieder zu Fehlern – im schlimmsten Fall auf dem gedruckten Zeugnis.

4. Nur von einem Gerät nutzbar

Wenn eine Lehrkraft zu Hause arbeiten möchte, muss sie die Datei mitnehmen. Vergisst sie den USB-Stick oder hat keinen Zugriff auf das Schulnetzwerk, kann sie nicht arbeiten. Das bremst das gesamte Kollegium aus.

5. Datenschutzrisiken

Word-Dateien mit Schülernamen und Noten auf privaten USB-Sticks, privaten Laptops oder in E-Mail-Anhängen – das ist aus DSGVO-Sicht problematisch. Geht ein USB-Stick verloren, ist das ein meldepflichtiger Datenschutzvorfall. Viele Schulen unterschätzen dieses Risiko.

Was macht ein Online-Zeugnisprogramm besser?

Zentrale Datenhaltung

Alle Daten liegen in einer zentralen, gesicherten Datenbank. Jede Lehrkraft loggt sich mit ihrem eigenen Account ein und sieht nur ihre eigenen Schülerinnen und Schüler. Kein USB-Stick, keine E-Mails, keine Versionsverwirrung. Der Zeugnisbeauftragte hat jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand.

Formatierung ist kein Thema mehr

Lehrkräfte geben Noten und Texte ein – fertig. Die Formatierung übernimmt das Programm vollständig. Zeugnisse sehen immer gleich aus, egal von welchem Gerät sie ausgefüllt wurden. Das spart dem Zeugnisbeauftragten Stunden an Korrekturarbeit.

Von überall erreichbar

Das Programm läuft im Browser – am PC in der Schule, am Laptop zu Hause, auf dem Tablet. Keine Software-Installation, keine Netzwerkprobleme. Lehrkräfte können flexibel arbeiten, wann und wo es passt.

DSGVO-konform von Anfang an

Ein seriöses Online-Zeugnisprogramm speichert alle Daten auf Servern in Deutschland, erstellt tägliche Backups und verwendet verschlüsselte Verbindungen. Schülerdaten sind sicher – und Schulen sind auf der richtigen Seite des Datenschutzrechts.

Wann macht Word noch Sinn?

Word ist durchaus geeignet für sehr kleine Schulen mit wenigen Lehrkräften, bei denen eine Person alle Zeugnisse erstellt oder als einmalige Lösung für Schulen, die keine Software kaufen können oder wollen. Sobald aber mehrere Lehrkräfte beteiligt sind und der Zeitdruck steigt, zeigen sich die Grenzen schnell.

Fazit

Der Umstieg von Word auf ein Online-Zeugnisprogramm ist weniger kompliziert als viele befürchten, und die Zeitersparnis ist erheblich. Nicht nur für den Zeugnisbeauftragten, sondern für das gesamte Kollegium. Weniger Formatierungsstress, weniger Versionsverwirrung, weniger Datenschutzrisiken.

Die meisten Schulen, die einmal auf ein Online-Programm umgestiegen sind, möchten nicht mehr zurück.