Wie lange dauert die Zeugniserstellung an Ihrer Schule wirklich?

Die unterschätzte Aufgabe

„Ein paar Stunden" – so schätzen viele Lehrkräfte den eigenen Zeitaufwand für die Zeugniserstellung. In der Praxis sieht das häufig ganz anders aus. Wenn man alle Beteiligten zusammenzählt und alle Schritte berücksichtigt, kommen an einer mittelgroßen Schule schnell mehrere hundert Stunden zusammen. Pro Zeugnisstichtag.

Warum ist die Diskrepanz so groß? Weil die sichtbare Arbeit – das eigentliche Schreiben – nur ein Teil des Gesamtaufwands ist. Der Rest verteilt sich auf Koordination, Korrekturen, technische Probleme und organisatorische Abläufe, die im Hintergrund ablaufen.

Was alles zur Zeugniserstellung gehört

1. Vorbereitung und Koordination

Bevor die erste Lehrkraft mit dem Schreiben beginnt, ist die Schulleitung oder Zeugnisbeauftragte schon länger beschäftigt: Vorlagen aktualisieren, Listen prüfen, Fristen kommunizieren, Kurszuordnungen kontrollieren. Das kostet – je nach Schulgröße – zwischen 3 und 15 Stunden.

2. Das eigentliche Schreiben

Hier verbringen Lehrkräfte die meiste Zeit. Für jede Schülerin und jeden Schüler müssen Noten eingetragen, Texte formuliert oder Textbausteine ausgewählt und angepasst werden. Eine realistische Schätzung:

3. Korrekturschleifen

Fehler passieren: ein falscher Name, ein vertauschtes Datum, eine Formulierung, die die Schulleitung nochmals anpassen möchte. Bei Word-basierten Prozessen bedeutet jede Korrektur: Datei suchen, öffnen, anpassen, speichern, als PDF exportieren, erneut drucken. Das summiert sich schnell auf mehrere Stunden pro Zeugnisstichtag.

4. Druck, Prüfung und Verteilung

Auch das Drucken, Sortieren, Kontrollieren und Verteilen der fertigen Zeugnisse benötigt Zeit. Je nach Schulform und Prozess kommen hier noch einmal 5–15 Stunden zusammen.

Wo geht die meiste Zeit verloren?

In Gesprächen mit Schulleitungen und Lehrkräften hören wir immer wieder dieselben Zeitfresser:

• Formatierungsprobleme: Word-Vorlagen verrutschen, wenn Lehrkräfte auf unterschiedlichen Betriebssystemen oder mit verschiedenen Word-Versionen arbeiten. Das Nachformatieren kostet enorm viel Zeit.
• Dateichaos: Wer hat welche Version? Ist die Datei auf dem Schulserver, dem USB-Stick oder dem privaten Laptop? Versionsverwechslungen führen zu Mehrarbeit und manchmal zu falschen Zeugnissen.
• Fehlende Textbausteine: Viele Lehrkräfte formulieren jeden Text von Grund auf neu, weil keine guten Textbausteine existieren. Das ist zeitaufwendig und führt zu großen Qualitätsunterschieden.
• Rückfragen und Kommunikation: „Wo trage ich das Sozialverhalten ein?", „Was ist die korrekte Formulierung für eine 4-?", „Die Vorlage für Klasse 5a ist anders als für 5b – welche ist richtig?" – Solche Rückfragen unterbrechen den Arbeitsfluss aller Beteiligten.
• Technische Probleme: PDF-Export funktioniert nicht, Drucker macht Probleme, Schriften werden falsch eingebettet. Solche Probleme tauchen oft kurz vor dem Stichtag auf – zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt.

Wie viel Zeit lässt sich einsparen?

Das hängt vom Ausgangspunkt ab. Schulen, die noch vollständig mit Word und USB-Sticks arbeiten, haben das größte Einsparpotenzial. Erfahrungen aus dem Einsatz von ZeitFürSchule zeigen typische Einsparungen in diesen Bereichen:

Was bringt den größten Hebel?

Die größten Zeitersparnisse entstehen nicht durch schnelleres Tippen, sondern durch bessere Prozesse:

1. Zentrale Textbausteine: Wenn das Kollegium auf einen gemeinsamen Pool bewährter Formulierungen zugreift, spart jede Lehrkraft pro Zeugnis mehrere Minuten. Bei 400 Schülerinnen und Schülern summiert sich das erheblich.
2. Browserbasiertes Arbeiten: Kein Datei-Chaos mehr, keine Formatierungsprobleme zwischen verschiedenen Word-Versionen, alle arbeiten gleichzeitig in derselben Umgebung.
3. Automatisierter PDF-Export: Statt PDF-Exporte einzeln zu erzeugen und zu drucken, werden alle Zeugnisse auf Knopfdruck als druckfertige PDFs erzeugt.
4. Klare Verantwortlichkeiten: Wer darf welches Zeugnis bearbeiten? Wer muss freigeben? Ein gutes System macht das sichtbar und verhindert parallele Bearbeitungen.

Fazit: Der erste Schritt ist Bewusstsein

Viele Schulen haben sich so an den aufwendigen Prozess gewöhnt, dass sie ihn kaum noch hinterfragen. Der erste Schritt zu einer Verbesserung ist, den tatsächlichen Aufwand zu kennen – und zu verstehen, wo er entsteht.

Wenn Ihr Kollegium zweimal im Jahr jeweils eine Woche im Zeugnisstress verbringt, und Sie sich fragen, ob das so sein muss: In der Regel muss es das nicht.