5 häufige Fehler bei der Zeugniserstellung – und wie man sie vermeidet
Formatierungschaos, fehlende Zuständigkeiten, Datenschutzprobleme – diese fünf Fehler begegnen uns in Gesprächen mit Schulen immer wieder. So machen Sie es besser.
Zeugnisse müssen korrekt, vollständig und pünktlich sein. Der Weg dahin ist an vielen Schulen aber unnötig holprig. Nicht weil es an engagierten Lehrkräften fehlt, sondern weil sich über Jahre Prozesse eingeschliffen haben, die Fehler geradezu einladen. Wir zeigen die fünf häufigsten Stolperstellen – und was Sie dagegen tun können.
Formatierungschaos durch unterschiedliche Word-Versionen
Eine Kollegin öffnet die Vorlage auf einem Mac, eine andere auf einem Windows-PC mit einer anderen Word-Version. Das Ergebnis: Schriften verschieben sich, Abstände stimmen nicht mehr, das Layout bricht auseinander. Was auf dem einen Gerät perfekt aussieht, ist auf dem anderen kaum noch als Zeugnis erkennbar.
Warum das passiert: Word-Vorlagen sind nicht stabil. Schriften müssen auf jedem Gerät installiert sein, Abstände werden je nach Druckertreiber unterschiedlich interpretiert, und kleine Unterschiede in der Word-Version können große visuelle Auswirkungen haben.
Lösung:
Browserbasierte Zeugnissoftware rendert Dokumente serverseitig – das Ergebnis ist immer identisch, egal welches Gerät eine Lehrkraft nutzt. Das Layout liegt einmalig fest und wird nicht vom Endgerät beeinflusst.
Keine klaren Zuständigkeiten
Wer schreibt welches Zeugnis? Wer prüft es? Wer gibt es frei? Wenn diese Fragen nicht eindeutig geklärt sind, passiert beides: Zeugnisse werden doppelt bearbeitet, oder gar nicht. Lehrkräfte überschreiben gegenseitig ihre Änderungen, und die Schulleitung muss kurz vor dem Stichtag herausfinden, welches Zeugnis nun die aktuelle Version ist.
Warum das passiert: Bei dateibasierten Prozessen gibt es keine Übersicht, wer gerade an welchem Zeugnis arbeitet. Wenn fünf Kolleginnen und Kollegen in denselben Ordner zugreifen, entsteht zwangsläufig Chaos.
Lösung:
Gute Zeugnissoftware zeigt auf einen Blick, welcher Status jedes Zeugnis hat: in Bearbeitung, zur Prüfung freigegeben, abgeschlossen. Lehrkräfte sehen nur ihre eigenen Schülerinnen und Schüler, die Schulleitung behält den Gesamtüberblick.
Datenschutzprobleme durch private Geräte und E-Mail
Schülerdaten auf dem privaten Laptop einer Lehrkraft, Zeugnisse als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge, USB-Sticks die irgendwo herumliegen – das alles ist datenschutzrechtlich problematisch und kann im Ernstfall zu einer meldepflichtigen Datenschutzverletzung führen.
Warum das passiert: Es ist bequem, von zuhause mit dem eigenen Gerät zu arbeiten. Wenn die Schule keinen besseren Weg anbietet, greifen Lehrkräfte zu den verfügbaren Mitteln, auch wenn diese datenschutzrechtlich nicht einwandfrei sind.
Lösung:
Eine browserbasierte Plattform, auf die Lehrkräfte sicher über ihr privates Gerät zugreifen können – ohne dass Schülerdaten lokal gespeichert werden. Die Daten liegen verschlüsselt auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland.
Fehlende oder veraltete Textbausteine
Gute Formulierungen für Zeugnisse zu finden ist schwierig. Manche Lehrkräfte verbringen mehr Zeit damit, den richtigen Satz zu finden, als mit dem eigentlichen Inhalt. Das Ergebnis: Texte, die von Zeugnis zu Zeugnis stark variieren, manchmal unpassende Formulierungen, und ein Aufwand, der unverhältnismäßig hoch ist.
Warum das passiert: Viele Schulen haben keine gepflegten Textbausteinkataloge. Gute Formulierungen sind in irgendwelchen Word-Dateien vergraben, die kaum jemand kennt. Oder sie existieren einfach nicht.
Lösung:
Ein zentraler, schulweiter Textbausteinpool, den alle Lehrkräfte nutzen und erweitern können. Gute Formulierungen werden damit zum gemeinsamen Kapital der ganzen Schule. Neue Kolleginnen und Kollegen profitieren sofort davon.
Kein Puffer für unerwartete Probleme
Kurz vor dem Abgabetermin stellt jemand fest, dass die Vorlage für Klasse 9b falsch war, oder der Drucker streikt, oder eine Lehrkraft fällt krank aus und niemand weiß, in welchem Zustand die Zeugnisse ihrer Klasse sind. Weil kaum Puffer eingeplant ist, wird aus einem kleinen Problem schnell eine Krise.
Warum das passiert: Die Zeugniserstellung wird oft als Routineaufgabe betrachtet, bei der wenig schiefgehen kann. Der Aufwand und die Abhängigkeiten werden unterschätzt, bis dann doch etwas nicht klappt.
Lösung:
Frühzeitig starten, Fortschritt für alle sichtbar machen, und einen Prozess aufbauen, der transparent macht, welche Zeugnisse noch fehlen. Mit einem guten Überblick können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, nicht erst am letzten Tag.
Was diese Fehler gemeinsam haben
Keiner dieser Fehler entsteht durch Fahrlässigkeit oder mangelndes Engagement. Sie sind das Ergebnis von Prozessen, die für eine andere Zeit gedacht waren – als Zeugnisse noch auf Schreibmaschinen getippt wurden und alle in einem Zimmer saßen.
Die gute Nachricht: Alle fünf Probleme lassen sich mit dem richtigen Werkzeug lösen. Nicht durch mehr Aufwand – sondern durch einen besseren Prozess.
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